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2025 年全球跨境事务中，海牙认证（Apostille）已成为文件国际流通的 “刚需通行证”—— 香港作为海牙公约认可地区，其认证文件可直接在全球 120 余个成员国使用，省去重复领事认证的繁琐。但实操中，痛点频发：某跨境电商因漏做内地文件前置公证，文件往返多耗 10 天错过海外签约期；个人办理授权书时因远程签字未录视频被拒，重新办理延误签证申请；某集团因 30 页财务报表漏缴附加费，认证被驳回后补缴 + 重审多花 5 天。本文结合 2025 年港府最新规范，把 “流程、费用、避坑点” 拆解成可直接落地的操作指南，帮个人与企业少走弯路。
一、基础认知：香港海牙认证的法律依据与适用范围
1. 法律基础与效力
香港依据《海牙关于取消外国公文书认证要求的公约》（1961 年公约）建立认证体系，经香港高等法院加签的文件，在所有海牙成员国（如欧盟各国、美国、日本、澳大利亚等）无需额外办领事认证，直接具备法律效力。关键提醒：非海牙成员国（如越南、印度、伊朗等）仍需在海牙认证后，补充该国驻港领事馆认证，避免文件失效。
2. 适用文件类型（2025 年新增细分场景 + 材料要求）
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文件类别
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具体示例
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2025 年认证新要求
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个人文件
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出生证明、学历证书、无犯罪记录、授权委托书
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1. 非英文文件需附香港高院认可的翻译件（翻译员需标注香港翻译协会资质编号）；2. 授权委托书需明确委托事项范围 + 有效期，无明确范围将被要求补正；3. 无犯罪记录需为 6 个月内出具（香港警务处或内地公安机关出具均可，内地文件需先公证）
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公司文件
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注册证书、董事会决议、商业合同、财务报表
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1. 涉及股权变更的决议需附加股东签字样本（与公司注册时备案样本比对）；2. 财务报表需为近 6 个月内出具，超期需提供 “文件仍具效力” 的说明函；3. 合同需包含双方签字页，无签字页需补充 “合同生效证明”
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特殊文件
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法院判决书、专利证书、商标注册证
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1. 法院判决书需经香港高等法院或原判决法院确认 “副本与原件一致”；2. 专利 / 商标证书需附知识产权署出具的 “有效性查询报告”（3 个月内）
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二、办理地点：官方机构与前置公证渠道（附查询路径）
1. 唯一官方认证机构：香港高等法院
- 具体地址：香港金钟道 38 号高等法院 1 楼司法常务官办公室（从法院正门进入后，左转至 1 号服务台取号）
- 办公时间：周一至周五 9:00-17:00（12:00-13:00 为午休时间，仅开放 1 个窗口；公众假期休息，可提前查高院官网假期安排）
- 办理窗口：1-3 号窗口受理认证申请（1 号窗个人文件，2-3 号窗公司文件），4 号窗口领取已完成认证的文件
- 查询方式：登录高院官网（www.judiciary.hk）→ 进入 “服务”→ “海牙认证查询”→ 输入 10 位认证编号（申请时回执单标注），可查看 “审核中”“待缴费”“已寄出” 等实时状态，还能下载进度通知
2. 前置公证：国际公证律师渠道（2025 年合规筛选方法）
文件必须先经香港国际公证律师公证，才能提交高院加签，筛选合规公证人有 2 种可靠方式：
- 香港律师会官网查询：登录官网（www.hklawsoc.org.hk）→ 点击 “会员服务”→ “国际公证人名单”→ 按 “执业领域” 筛选（如办公司文件选 “商业法 / 公司法”，办个人文件选 “民事法”），名单标注公证人联系方式及备案编号（可在高院官网核查备案有效性）；
- 委托持牌秘书公司对接：优先选在香港公司注册处（CR）备案的秘书公司（可查 CR 官网 “持牌秘书名单”），这类公司合作的公证人多为高院长期备案人员，避免 “黑公证人” 导致文件无效，且能同步提供 “公证 + 认证” 一站式服务。
三、全流程拆解：从公证到加签的 4 步闭环（附时限 + 材料模板）
1. 2025 年标准办理流程（含材料清单 + 操作细节）
步骤 1：国际公证律师核验（1-2 个工作日，核心是 “真实性核验”）
- 个人文件材料：
① 申请人身份证 / 护照原件 + 清晰复印件（复印件需签字 “与原件一致”）；
② 文件原件（如学历证书需带封皮，无封皮需附学校出具的 “原件证明”）；
③ 非英文文件需带翻译件（翻译员资质编号需可查）；
④ 填写《公证申请表》（可向公证人索要模板，需手写签字）；
- 公司文件材料：
① 公司注册证书副本（CR 官网下载的电子档需打印并盖公司章）；
② 法定代表人身份证 / 护照原件 + 复印件（外籍法人需附香港居留许可）；
③ 文件原件（如董事会决议需所有董事签字，缺签字需补签）；
④ 公司印章（如需在公证书上盖章，需提前确认印章备案信息）；
- 关键动作：公证人会核验文件原件与复印件一致性，询问文件用途（需如实说明，如 “用于美国公司注册”），核验通过后出具《公证书》—— 务必检查公证书是否含 “符合香港《公证条例》第 13 条” 字样，无此表述的公证书高院会拒收。
步骤 2：提交高院认证申请（现场 / 邮寄均可，2025 年新增线上预约）
- 现场提交：
① 携带公证书原件（需完整无拆封）、《海牙认证申请登记表》（Form AP1，高院官网可下载模板，需手写填写申请人信息 + 文件用途）、缴费凭证（提前算好费用，避免现场排队缴费）；
② 提前 1-3 个工作日在高院线上平台（www.gov.hk/apostille）预约：选择 “海牙认证提交”→ 选日期 + 时段（如 “10 月 30 日 10:00-11:00”）→ 填写申请人信息 + 文件数量→ 预约成功后收含预约码的邮件，现场凭预约码取号（比现场排队快 30 分钟以上）；
- 邮寄提交：
① 准备材料：公证书原件、填写完整的 Form AP1、缴费支票（抬头写 “香港特别行政区政府”，金额需精确）、回邮地址标签（注明 “收件人 + 电话 + 地址”，建议用顺丰或 DHL 标签，避免平邮丢失）；
② 信封标注 “海牙认证申请”，邮寄地址：香港金钟道 38 号高等法院司法常务官办公室（海牙认证组）；
③ 邮寄后保留快递单号，通过快递官网追踪物流，避免丢失。
步骤 3：费用缴纳与审核（即时缴费，审核 1-2 个工作日）
- 缴费方式：
① 现场缴费：支持现金、八达通、银联 /visa 银行卡（无手续费），可刷公司账户银行卡（需带公司授权书）；
② 邮寄缴费：仅接受支票（需写清金额，如 “港币 125 元整”），不接受现金或转账，支票需与申请材料一同邮寄；
- 审核重点：高院会比对公证人签字与备案库（确保公证人合规）、检查文件完整性（如公证书是否缺页）、核验翻译件资质（无资质翻译件会要求重新翻译），审核不通过会发邮件通知补正，补正需 3-5 个工作日。
步骤 4：领取认证文件（1 个工作日，两种方式任选）
- 现场领取：凭申请回执单 + 申请人身份证 / 公司授权书（授权书需盖公司章），在 4 号窗口领取，领取后立即检查：认证页是否有高院海牙章（圆形章，含 “Hong Kong” 字样）、10 位认证编号、日期及 “Convention of 5 October 1961” 字样，缺任一元素需当场提出；
- 邮寄领取：审核通过后，高院会用申请人提供的回邮标签邮寄，普通邮递 3 个工作日到港内地址，顺丰 / DHL 1-2 个工作日到内地地址，收到后同样检查认证页元素，有问题 24 小时内联系高院（电话 + 852 2825 4046）。
2. 加急服务流程（2025 年时效升级 + 条件细化）
- 加急条件：需提供 “紧急事由证明”，如① 签证到期日距申请日不足 7 天的机票订单 + 签证页复印件；② 海外法院开庭通知（需含开庭日期，距申请日不足 10 天）；③ 海外商业合同签约通知（需含签约日期，距申请日不足 5 天），无有效证明高院会拒绝加急；
- 办理时限：24 小时加急（需在工作日 9:00 前提交所有材料，次日 17:00 前可取）、2-3 个工作日加急（工作日 17:00 前提交，第 3 个工作日可取）；
- 额外费用：24 小时加急增收 1500 港元 / 份（叠加基础认证费），普通加急增收 500 港元 / 份，加急费需现场缴纳或单独开支票（标注 “加急服务费”）。
四、费用明细：2025 年政府定价与市场化收费（透明无隐藏）
1. 官方固定费用（香港高院 2025 年 1 月最新公示，无浮动）
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收费项目
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费用标准（港元）
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备注
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单份文件认证费
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125
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基础费用，含 1 页认证页（文件本身页数不计，仅算认证页）
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附加页费用
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20 / 页
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若文件需附加 “翻译件确认页”“公证说明页” 等，每多 1 页收 20 港元（如 3 页附加页收 60 港元）
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加急服务费（2-3 天）
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500
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仅收加急费，基础认证费仍需缴（如单份文件加急总费 = 125+500=625 港元）
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加急服务费（24 小时）
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1500
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仅限紧急事由，总费 = 125+1500=1625 港元 / 份（多文件按份数叠加）
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邮寄服务费
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40-120
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香港本地普通邮递 40 港元，内地顺丰速递 120 港元（含保价，丢件赔 5000 港元）
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2. 市场化服务费用（公证 + 代办，2025 年行业均价）
- 公证费：
① 个人文件：简单件（学历证明、出生证明）400 港元 / 份，复杂件（多页授权委托书、无犯罪记录）600 港元 / 份；
② 公司文件：基础件（注册证书、商业合同）600 港元 / 份，复杂件（股权变更决议、多页财务报表）800 港元 / 份；
- 代办服务费：
① 基础代办（材料整理 + 流程跟进）300 港元 / 套；
② 全流程代办（含公证对接 + 高院提交 + 文件邮寄）800 港元 / 套（知名机构或多文件可谈折扣，3 份以上打 8 折）；
- 翻译费：
① 普通文件（学历证明、个人简历）80 港元 / 页；
② 法律 / 财务文件（合同、报表）150-200 港元 / 页（需标注翻译员资质编号，额外加 20 港元 / 份资质备案费）。
3. 总费用参考（按场景分类，含所有项目）
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办理场景
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费用范围（港元）
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包含项目
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个人单份简单文件（普通件，如学历证明）
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1000-1300
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公证费 400 + 认证费 125 + 翻译费 80（如需）+ 基础代办费 300 + 邮寄费 120（内地）
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公司单份复杂文件（普通件，如股权决议）
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1800-2500
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公证费 800 + 认证费 125 + 附加页费 40（2 页）+ 全流程代办费 800 + 邮寄费 120（内地）
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个人单份文件（24 小时加急，如签证用授权书）
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2800-3200
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加急公证费 600 + 加急认证费 1625（125+1500）+ 全流程代办费 800 + 顺丰加急邮寄 120
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公司 3 份基础文件（普通件，如注册证 + 合同 + 决议）
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4500-5200
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公证费 600×3=1800 + 认证费 125×3=375 + 代办费 800（3 份打 8 折 = 640）+ 邮寄费 120
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五、远程办理：2025 年 3 种方式实操指南（无需赴港，附避坑细节）
1. 委托代办机构（推荐，成功率 99%，适合没时间 / 不熟悉流程者）
流程拆解（以跨国集团授权书认证为例，全程 7-10 天）
- 材料提交：
① 扫描件：授权书（需拟好初稿，代办机构可提供模板）、公司注册证书、董事身份证（正反面在同一页，无反光、无遮挡）；
② 填写《代办委托书》（代办机构提供模板，需董事手写签字后扫描回传）；
- 视频见证（关键步骤，2025 年必做）：
① 代办机构预约香港公证人，确定视频时间（通常在提交材料后 1-2 天）；
② 用腾讯会议 / Zoom 参会，需准备：董事身份证原件（视频中展示）、签字用的笔和空白纸；
③ 公证人会核对身份（询问基本信息，如公司名称、董事姓名），指导签字（按公证人要求在授权书指定位置签字），全程录像（录像会存档，高院可能抽查），结束后公证人出具《视频见证回执》；
- 流程跟进：
① 代办机构完成公证后，会发公证书扫描件确认（检查是否有 “第 13 条” 字样）；
② 提交高院后，每天同步进度截图（如 “10 月 28 日审核中”“10 月 29 日待领取”）；
- 文件交付：
① 认证完成后，发电子认证文件（可先给用文机构确认有效性）；
② 纸质文件用顺丰速递邮寄，附 “电子核验码”（可在高院官网查真伪），收到后核对认证页元素。
选择代办机构的 3 个核心标准（避免踩坑）
- 需提供香港公司注册处（CR）备案证明（可查 CR 官网，输入机构名称看是否在 “持牌秘书名单”）；
- 可展示过往成功案例（如 “2025 年 10 月某电商公司 3 份文件认证成功”，附文件截图 + 回执）；
- 签订《服务协议》，明确超时赔付（建议约定 “超约定时限 1 天，赔付总费用 10%；超 3 天，全额退款”）。
2. 邮寄自主办理（适合熟悉流程、想省代办费者，需 10-12 个工作日）
关键步骤（每步附避坑细节）
- 找合规公证人：
① 通过香港律师会官网筛选公证人（选 “可接受邮寄办理” 的，避免选只接现场的）；
② 提前发邮件沟通：说明文件类型 + 用途 + 邮寄办理需求，确认公证费金额及需寄的材料（避免漏寄）；
- 邮寄公证材料：
① 材料清单：文件原件、申请人证件复印件（签字）、《公证申请表》（公证人提供模板）、公证费支票（抬头写公证人姓名，金额精确）、回邮地址标签；
② 避坑：用顺丰速递（附快递单号），信封标注 “公证申请 - XXX（申请人姓名）”，邮件告知公证人快递单号；
- 公证后寄高院：
① 收到公证书后，检查是否密封（公证人会盖骑缝章，拆封无效）、是否有 “第 13 条” 字样；
② 准备高院材料：密封公证书、Form AP1、认证费支票（抬头 “香港特别行政区政府”）、回邮标签；
③ 邮寄至高院 “海牙认证组”，保留快递单号，追踪物流；
- 领取文件：
① 高院寄回后，立即检查认证页；
② 若有问题（如缺认证编号），24 小时内联系高院（电话 + 852 2825 4046），说明情况并提供快递单号 + 申请回执号。
2 个致命避坑点（很多人踩过）
- 公证书必须密封且盖骑缝章，拆封后高院 100% 拒收，需重新公证（多花 400-800 港元 + 3 天时间）；
- 缴费支票需注明用途，如 “海牙认证费（XXX 文件）”，未注明可能被高院认定为 “款项用途不明”，延误审核。
3. 线上全流程办理（2025 年港府新增，仅限个人简单文件）
操作步骤（适合个人办学历证明、无犯罪记录，全程 5-7 天）
- 注册账户：登录香港高院线上平台（www.gov.hk/apostille）→ 点击 “个人用户注册”→ 填写姓名、身份证号、手机号（需接收验证码）→ 完成实名认证（上传身份证正反面）；
- 上传材料：
① 公证文件扫描件（需香港国际公证律师出具，含 “第 13 条” 字样）；
② 申请人身份证扫描件（签字）；
③ 缴费凭证（线上平台支持香港银行账户转账，需备注 “海牙认证 + 姓名”，转账后上传凭证截图）；
- 线上审核：高院在 1-2 个工作日内审核，通过后发邮件通知；
- 获取文件：
① 电子认证文件：审核通过后，在平台 “我的文件” 中下载（含电子章，需确认用文机构是否接受，部分国家如德国暂不接受电子件）；
② 纸质文件：支付 120 港元顺丰速递费，3 个工作日内寄出（内地地址可收）。
适用限制（别盲目选）
- 仅限个人简单文件，公司文件、复杂个人文件（如授权委托书）不支持；
- 电子认证需提前与用文机构确认（可发电子件截图咨询），避免办了不能用；
- 仅支持港币支付，无香港银行账户者需委托香港亲友代缴，或改用代办 / 邮寄方式。
六、避坑指南：2025 年高频错误与解决方案（附真实案例）
1. 5 大致命误区（每个误区都有 2025 年真实案例）
- 误区 1：内地文件直接寄香港认证
案例：某深圳企业将营业执照原件寄港申请认证，高院直接退回，理由 “内地文件需先经内地公证 + 外交部认证”，往返多耗 10 天，错过海外投标截止日。
解决方案：内地文件按 “3 步流程” 办：① 找内地涉外公证处公证（可在司法部官网查 “涉外公证机构名单”）；② 到外交部或地方外事办办 “单认证”；③ 寄香港高院办海牙认证，3 步缺一不可。
- 误区 2：远程签字不录视频，只寄签字件
案例：某个人办美国签证用的授权书，仅签字后寄给公证人，公证人因无法确认 “是否本人签字” 拒办，重新预约视频见证 + 公证，多花 3 天，差点错过签证面试。
解决方案：2025 年远程办理必须录视频，需：① 提前准备证件原件；② 按公证人要求朗读确认语句（如 “本人 XXX，确认授权书内容真实，签字为本人所签”）；③ 保留《视频见证回执》，高院可能抽查。
- 误区 3：算错附加页费用，漏缴钱
案例：某公司办 30 页财务报表认证，只缴 125 港元基础费，高院审核时发现需加 29 页附加费（29×20=580 港元），驳回申请，补缴后重新审核，多花 5 天。
解决方案：提交前按 “1 + 附加页数” 算费用：① 先数文件需附加的页数（如翻译件 2 页 + 公证说明 1 页 = 3 页附加页）；② 总认证费 = 125+（附加页数 ×20）；③ 保留缴费凭证，标注 “含 X 页附加费”，避免漏缴。
- 误区 4：认为认证文件永久有效，提前办
案例：某学生 2024 年 10 月办了学历认证，2025 年 9 月申请德国留学时被拒，理由 “认证文件出具超 6 个月，需重新办”，重新认证多花 7 天，差点错过申请截止日。
解决方案：提前与用文机构确认时效：① 多数国家要求 “认证文件出具≤6 个月”（如欧盟各国、美国）；② 少数国家≤3 个月（如德国、法国）；③ 建议 “距用文件日期前 1 个月内办”，避免提前太久失效。
- 误区 5：非海牙成员国用海牙认证，白花钱
案例：某企业向越南提交海牙认证的合同，越南海关以 “越南非海牙成员国” 为由拒收，需补充越南驻港领事馆认证，多花 800 港元 + 5 天，延误货物清关。
解决方案：查目标国是否为海牙成员国：① 登录中国外交部官网（www.mfa.gov.cn）→ “领事服务”→ “海牙公约成员国名单”；② 非成员国需在海牙认证后，找该国驻港领事馆办 “领事认证”（可委托代办机构对接，省时）。
2. 办理前必查的 8 项核验清单（照着勾，避免漏项）
- 文件是否为香港本地出具（内地文件需先经 “内地公证 + 外交部认证”）；
- 公证人是否在香港高院备案（查高院官网 “公证人名单”，输入备案编号）；
- 远程签字是否已预约视频见证（需确认公证人可提供《视频见证回执》）；
- 费用是否包含附加页（按 “1 + 附加页数” 核算，避免漏缴）；
- 用文国家是否为海牙成员国（非成员国需补领事认证）；
- 文件是否有涂改痕迹（如有，需原出具机构盖章确认 “涂改有效”）；
- 申请人证件是否在有效期内（身份证 / 护照需距到期日≥3 个月）；
- 邮寄地址是否准确（含联系人电话，避免快递丢失后无法联系）。
结语：2025 年办香港海牙认证的核心逻辑
核心是 “先搞懂规则，再选对方式”—— 个人办简单文件，时间紧选 “24 小时加急 + 代办”，想省钱选 “线上全流程”；企业办多份 / 复杂文件，优先选 “全流程代办”，避免因流程不熟悉多耗时间。
特别提醒：香港公司注册后，若计划用注册证书、董事决议等文件拓展海外业务（如开海外账户、签国际合同），建议在公司成立后 1 个月内启动认证规划，预留 7-10 天办理时间，避免因认证延误影响业务。遇到问题别慌，可拨打香港高等法院咨询热线（+852 2825 4046，周一至周五 9:00-12:00），或通过官网 “在线咨询” 提交问题，2 个工作日内会有回复。
